Jak skonfigurować zautomatyzowany system księgowy?

Dzięki oprogramowaniu księgowemu, które jest obecnie dostępne, masz możliwość skonfigurowania zautomatyzowanego systemu księgowego. Nie oznacza to, że system księgowy będzie działał sam. Istnieje jednak kilka kroków, które można podjąć, aby upewnić się, że system księgowy jest w jak największym stopniu zautomatyzowany.

Automatyzacja fakturowania i należności

Jeśli używasz programu do wysyłania faktur, powinieneś skonfigurować płatności. Dzięki płatnościom przez program Twoi klienci mogą łatwo płacić za faktury za pomocą bankowego karty kredytowej za pomocą kilku kliknięć. Płatności te są następnie pobierane do programu i są automatycznie stosowane do danych faktur otwartych.

Tak długo, jak będziesz tylko wysyłać faktury pocztą elektroniczną i z góry konfigurować płatności, proces należności na Twoich kontach będzie przeważnie zautomatyzowany.

Jeśli nie używasz programu do generowania faktur, a zamiast tego używasz jakiegoś systemu punktów sprzedaży, potrzebujesz innej metody. W takim przypadku musisz znaleźć sposób na zapisanie dziennika sprzedaży, który odzwierciedla przepływ pieniędzy do Twojego banku. Należy szukać systemu punktów sprzedaży, który ma bezproblemową integrację z programem. Można również rozważyć aplikację innych firm, takich jak Incontrol POS, która może zintegrować niektóre systemy.

Umieść swoje konta płatne na autopilocie.

Następnym krokiem w automatyzacji księgowości jest zaksięgowanie zobowiązań na autopilocie. Zalecam ustawianie powtarzających się płatności automatyczną płatnością na rzecz sprzedawców na karcie kredytowej. Wolę sprzedawców, którzy mogą wziąć karty kredytowe i jeśli po prostu nie mogą zaakceptować karty kredytowej, znajdę innego sprzedawcę lub ustawić te rachunki z automatyczną płatnością bankową. Ale nie lubię płacić elektronicznie zbyt wiele z powodu oszustw i zarządzania przepływami pieniężnymi.
Do wszystkich codziennych transakcji związanych z wydatkami, takimi jak gaz, żywność, materiały biurowe itp. używam biznesowej karty kredytowej. Następnie możesz połączyć swoją firmową kartę kredytową z programem i pobrać te transakcje. Stosowanie zasad zmiany nazwy z czasem sprawi, że proces ten będzie bardziej efektywny, ponieważ Twój program staje się coraz inteligentniejszy. Należy nadal sprawdzać każdą transakcję w celu zapewnienia dokładnego kodowania księgowego. Ale używanie karty kredytowej pozwala na odkładanie płatności na jak najdłuższy czas, dokonywanie jednej płatności i kontrolowanie przepływu gotówki. Uwielbiam używać karty kredytowej również dlatego, że pozwala ona na cyfrowy system księgowy w zakresie przechowywania paragonów. Wszystkie te czynności pomogą uczynić system księgowy bardziej zautomatyzowanym.

Usługa zlecania na zewnątrz integracji płac

W księgowości wspólnot mieszkaniowych jesteśmy głęboko przekonani, że każda firma powinna zlecać swoje płace na zewnątrz. Chociaż na pewno masz program do pilnowania płac, to naprawdę nie ma sensu. Czas, który zajmuje obsługa płac jest znacznie droższy niż opłata za pomoc usługodawcy outsourcingu. Dodatkowo, gdy korzystasz z usług dostawcy płac, nakładasz na nich obowiązek płacenia podatków, co oznacza, że jeśli złożą oni podatek płacowy z opóźnieniem lub nieprawidłowo, to ich problem.
Jeśli korzystasz z usług outsourcingu, takich jak ADP, Twoje płace powinny być dość proste i zautomatyzowane. Oprogramowanie ADP jest bardzo łatwe w obsłudze i bezproblemowo integruje się z innymi programami. Dostępne są również opcje zarządzania zasobami ludzkimi, które jeszcze bardziej redukują czas i ból głowy. Kiedy prowadzę listę płac dla naszej firmy, czas potrzebny na wprowadzenie listy płac, przejrzenie jej pod kątem dokładności i wprowadzanie jej do programu wynosi 5 minut lub mniej na listę płac. To warte każdego grosza. Wszystkie podatki są płacone automatycznie, a wszystkie czeki pracownicze są automatycznie deponowane na ich kontach bankowych. Pracownicy mają nawet dostęp do własnych kart płac online, co zwalnia ich z kolejnego obowiązku związanego z zarządzaniem.

Zapisane w pamięci sprawozdania finansowe

Ostatnim krokiem w automatyzacji księgowości jest skonfigurowanie zestawu zapamiętanych raportów. Powinieneś opracować serię raportów, które dostarczą Ci informacji na temat kluczowych wskaźników biznesowych. Postępując zgodnie z powyższym systemem, powinieneś być w stanie w każdej chwili uruchomić swoje kluczowe raporty biznesowe i uzyskać informacje na temat ważnych wskaźników biznesowych. Chcesz korzystać z funkcji zapamiętanych raportów programu, aby mieć zawsze dokładny format, którego potrzebujesz, na wyciągnięcie ręki. Łatwy dostęp do dobrych raportów finansowych umożliwia podejmowanie lepszych decyzji biznesowych.

Zakończyć pomiar: Automatyczna księgowość = Nacisk na wzrost


Cały sens automatyzacji systemu księgowego polega na tym, abyś mógł skupić się na tym, co naprawdę jest ważne: na rozwoju małej firmy. Niestety nie ma możliwości pełnej automatyzacji systemu księgowego. Nadal potrzebujesz kogoś, kto będzie sprawdzał transakcje, wysyłał faktury i upewniał się, że wszystko zostało umieszczone we właściwym miejscu. Jednakże, postępując zgodnie z tymi zasadami, możesz uczynić swoją księgowość wspólnot mieszkaniowych – jak najbardziej zautomatyzowaną i wydajną.
Korzystanie z zewnętrznego rozwiązania księgowego może przybliżyć Cię o krok do pełnej automatyzacji systemu finansowego. Chcesz mieć pewność, że posiadasz odpowiednie mechanizmy gwarantujące zachowanie równowagi, aby zapobiec oszustwom i kradzieżom. Na przykład księgowy nigdy nie powinien mieć możliwości płacenia rachunków, podpisywania czeków lub przekazywania pieniędzy w Twoim imieniu. Jednak dzięki odpowiedniemu zewnętrznemu rozwiązaniu księgowemu, możesz mieć zautomatyzowany system księgowy, który pozwala na prowadzenie krytycznych raportów finansowych w dowolnym momencie i podejmowanie lepszych decyzji biznesowych.